Kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP: Những điều doanh nghiệp cần biết

Ngày 16/05/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công đoàn về tài chính công đoàn, chính thức có hiệu lực thi hành. Nghị định này được ban hành trong bối cảnh Nghị định 191/2013/NĐ-CP sau hơn 10 năm áp dụng đã bộc lộ nhiều hạn chế, chưa theo kịp sự thay đổi của thị trường lao động, mô hình doanh nghiệp và yêu cầu quản lý tài chính công đoàn trong giai đoạn mới. Đồng thời, việc Luật Công đoàn 2024 được ban hành cũng đặt ra yêu cầu cần có một văn bản hướng dẫn mới nhằm hoàn thiện cơ chế thu, quản lý và sử dụng tài chính công đoàn, bổ sung các quy định về miễn, giảm, tạm dừng đóng kinh phí công đoàn cũng như bảo đảm tính phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp hiện nay.

Dưới đây là các nội dung giải đáp và tư vấn pháp lý xoay quanh những vấn đề thực tiễn liên quan đến kinh phí công đoàn theo quy định mới. Thông qua việc giải đáp các câu hỏi pháp lý thường phát sinh trong quá trình áp dụng, đối chiếu quy định pháp luật và làm rõ những điểm còn gây tranh luận trong quá trình áp dụng, bài viết hướng đến giúp bạn đọc hiểu sâu hơn bản chất của các quy định về tài chính công đoàn, đồng thời có cái nhìn toàn diện và đa chiều hơn khi áp dụng vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.

1. Kinh phí công đoàn là gì? Mục đích sử dụng kinh phí công đoàn? 

 Điều 29 Luật Công đoàn năm 2024, sửa đổi bổ sung năm 2025 có quy định: “Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động”.

Theo đó, kinh phí công đoàn là một trong các khoản tài chính công đoàn, do doanh nghiệp và một số tổ chức khác đóng, không kể quy mô, số lượng lao động. 

Kinh phí công đoàn được sử dụng nhằm phục vụ các hoạt động chăm lo, đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động, bao gồm: chăm lo phúc lợi cho người lao động; hỗ trợ đoàn viên, người lao động có hoàn cảnh khó khăn; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng; triển khai các hoạt động văn hóa, thể thao; tham gia phát triển nhà ở xã hội cho người lao động; đồng thời phục vụ các hoạt động đại diện, đối thoại và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động trong quan hệ lao động.

2. Đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn? 

Bao gồm: Doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.

Theo quy định của pháp luật hiện nay, đơn vị sử dụng lao động không bắt buộc phải thành lập công đoàn cơ sở, tuy nhiên, dù có hay không có công đoàn cơ sở, đơn vị sử dụng lao động vẫn phải đóng kinh phí công đoàn. 

3. Mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay?

– Đối với doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động chưa thành lập công đoàn cơ sở: Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.

– Đối với doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động đã thành lập công đoàn cơ sở: Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động và 0,5% đoàn phí công đoàn (đoàn phí công đoàn do đoàn viên đóng trên cơ sở quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH). 

– Căn cứ tính kinh phí công đoàn của doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động dựa trên tổng quỹ lương tham gia BHXH của doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động. 

4. Hình thức nộp kinh phí công đoàn?

Liên hệ Liên đoàn lao động tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động đặt trụ sở chính để được hướng dẫn cách thức nộp và tài khoản nhận kinh phí công đoàn. 

Tại Hà Nội, doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động tham khảo quy định tại Hướng dẫn số 30/HD-LĐLĐ ngày 30/6/2025 của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội để thực hiện theo quy định.

5. Thời hạn nộp kinh phí công đoàn?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP thì thời hạn nộp kinh phí công đoàn được quy định như sau:

– Nộp theo tháng: hạn chót vào ngày cuối cùng của tháng liền kề

– Nộp theo quý (chỉ áp dụng đối với các ngành đặc thù): hạn chót vào ngày cuối cùng của tháng liền kề đầu tiên sau quý đó. 

– Chú ý: doanh nghiệp/đơn vị sử dụng lao động chủ động nộp đúng hạn để tránh bị xử phạt và truy thu. 

6. Những trường hợp được miễn, giảm, tạm dừng đóng kinh phí công đoàn?

– Miễn đóng kinh phí công đoàn đối với doanh nghiệp giải thể, phá sản: Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 105/2026, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã, Luật Phá sản, Luật Phục hồi, Phá sản được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét và ban hành quyết định miễn số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn theo quy định phân cấp của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam khi công đoàn nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

– Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã gặp khó khăn vì lý do kinh tế hoặc bất khả kháng thì được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn tối đa 20%: 
Điều 12 Nghị định 105/2026 quy định mức giảm đóng kinh phí công đoàn tối đa 20% mức đóng kinh phí công đoàn theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024.

– Thời gian tạm dừng đóng kinh phí công đoàn đến 12 tháng:  Trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã gặp khó khăn phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh dẫn đến việc không có khả năng đóng kinh phí công đoàn thì được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn trong thời gian không quá 12 tháng (theo quy định tại Điều 13 Nghị định 105/2026/NĐ-CP).

7. Hình thức xử phạt trong trường hợp chậm đóng, đóng không đúng mức, đóng không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng và không đóng kinh phí công đoàn:

– Vi phạm mức 1: Phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính (Tối đa không quá 75.000.000 đồng)

Áp dụng khi có một trong các hành vi sau: (i) Chậm đóng KPCĐ; (ii) Đóng KPCĐ không đúng mức quy định; (iii) Đóng KPCĐ không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng. 

– Vi phạm mức 2: Phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính (Tối đa không quá 75.000.000 đồng)

Áp dụng khi: Không đóng KPCĐ cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng. 

– Biện pháp khắc phục hậu quả: Chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày có quyết định xử phạt, người sử dụng lao động phải: (i) Nộp đủ số tiền KPCĐ chậm đóng, đóng chưa đủ hoặc chưa đóng; (ii) Nộp khoản tiền lãi của số tiền KPCĐ chưa đóng, chậm đóng với lãi suất tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt. 

8. Một số câu hỏi vướng mắc thường gặp: 

Câu hỏi 1: Kinh phí công đoàn do người sử dụng lao động đóng hay do người lao động đóng? 

Đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức còn lại, doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã: Nguồn đóng kinh phí công đoàn từ nguồn tài chính của cơ quan, đơn vị, tổ chức khác, doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã và được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định của pháp luật (theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 NĐ 105/2026/NĐ-CP) => Như vậy, người sử dụng lao động là chủ thể phải đóng kinh phí công đoàn với mức là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Trong trường hợp có công đoàn cơ sở, bên cạnh mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động do người sử dụng lao động phải đóng thì người lao động cũng phải đóng 0,5% đoàn phí công đoàn (đoàn phí công đoàn do đoàn viên đóng trên cơ sở quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH). 

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập Công đoàn cơ sở không? Việc lập công đoàn cơ sở có lợi ích gì? 

– Việc thành lập công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp là tự nguyện. 

– Công đoàn cơ sở được sử dụng 75% tổng số thu kinh phí công đoàn. Đối với doanh nghiệp có đồng thời công đoàn cơ sở và tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp theo quy định của pháp luật lao động, phần kinh phí công đoàn dành cho cấp cơ sở sẽ được phân phối cho tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp trên cơ sở số thành viên của tổ chức này tham gia BHXH bắt buộc, mức kinh phí công đoàn đã đóng và tổng số người lao động tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp, nhằm bảo đảm nguyên tắc phân bổ phù hợp với mức độ đại diện thực tế của từng tổ chức trong doanh nghiệp.

Câu hỏi 3: Giám đốc công ty TNHH một thành viên có phải đóng KPCĐ không?

Theo quy định mới của Luật BHXH 2024, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương (bao gồm Giám đốc công ty TNHH một thành viên) vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Trước đây, Nghị định 191/2013/NĐ-CP được ban hành vào thời điểm Luật Bảo hiểm xã hội cũ chưa đưa nhóm “người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương” vào diện tham gia BHXH bắt buộc. Chính vì lẽ đó, Nghị định 105/2026/NĐ-CP được ban hành để đồng bộ và thống nhất với các quy định pháp luật hiện hành. 

Vì vậy, trường hợp Giám đốc công ty TNHH một thành viên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và có mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thì khoản tiền lương này vẫn phải được tính vào quỹ tiền lương làm căn cứ đóng 2% kinh phí công đoàn, kể cả khi người đó là người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương theo nghĩa thông thường. 

Câu hỏi 4: Trường hợp công ty không đóng KPCĐ từ trước đến nay thì kể từ ngày 16/05/2026 khi Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, đơn vị sử dụng lao động chỉ cần nộp KPCĐ từ thời điểm này trở đi có đúng không? 

Quy định về nghĩa vụ đóng KPCĐ của đơn vị sử dụng lao động không phải là quy định mới.

Trước thời điểm Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực, nghĩa vụ này đã được ghi nhận tại Luật Công đoàn 2012, đồng thời được hướng dẫn bởi Nghị định 191/2013/NĐ-CP. Do đó, việc Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực không đồng nghĩa với việc phát sinh nghĩa vụ đóng KPCĐ lần đầu kể từ ngày 16/05/2026.

Hay nói cách khác, nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng phải đóng KPCĐ nhưng trước đây chưa thực hiện nghĩa vụ này thì về nguyên tắc, cơ quan công đoàn vẫn có quyền truy thu khoản KPCĐ chưa đóng của các thời kỳ trước theo quy định pháp luật tương ứng tại từng thời điểm. Nghị định 105/2026/NĐ-CP chủ yếu mang tính kế thừa, cập nhật và hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính công đoàn trên cơ sở Luật Công đoàn 2024, chứ không phải là văn bản lần đầu đặt ra nghĩa vụ đóng KPCĐ đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc truy thu trong từng trường hợp cụ thể còn có thể liên quan đến các vấn đề như thời hiệu, căn cứ xác định quỹ tiền lương làm căn cứ đóng, tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và thực tiễn áp dụng của cơ quan công đoàn tại địa phương. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ quá trình thực hiện nghĩa vụ KPCĐ để có phương án xử lý phù hợp, hạn chế phát sinh tranh chấp hoặc xử phạt về sau.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến một số vấn đề pháp lý cơ bản và những vướng mắc thường gặp về kinh phí công đoàn theo quy định của Luật Công đoàn 2024 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP. Trong quá trình áp dụng thực tế, tùy từng mô hình hoạt động, cơ cấu lao động và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp mà việc xác định nghĩa vụ đóng, căn cứ tính đóng, thời điểm đóng hoặc xử lý truy thu có thể phát sinh nhiều cách hiểu và quan điểm áp dụng khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính công đoàn của mình để kịp thời điều chỉnh, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế các rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình hoạt động.

Mọi thông tin cần tư vấn, giải đáp pháp lý liên quan đến kinh phí công đoàn và các vấn đề pháp lý doanh nghiệp khác, Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline để được đội ngũ Luật sư và chuyên viên pháp lý của Công ty Luật Vilaco hỗ trợ, tư vấn kịp thời và hiệu quả.